هر نمایندگی فروش باید نسبت به اخذ مجوزها و گواهی های لازم از سازمان هواپیمایی کشوری کشور متبوع خود و سایر سازمان های ذیربط، با توجه به قوانین کشور خود اقدام نماید. پس از اخذ مجوزهای لازم می تواند :
- به عنوان نماینده ایرلاین برای فروش خدمات بار انتخاب شود.
- نسبت به باز کردن دفاتر و استخدام کارکنان اقدام نماید.
- نسبت به تهیه ضمانت نامه های بانکی لازم برای ارائه به ایرلاین ها و دریافت بارنامه اقدام نماید.
- انباری مناسب برای دریافت بار از فرستنده داشته باشد.
- ظروف بارگیری (ULD) را از ایرلاین دریافت نموده و در انبار خود نگهداری نماید.
- ظروف بارگیری (ULD) را برطبق مقررات ایرلاین، با کالای مشتریان بارگیری نموده و جهت تحویل آن به شرکت خدمات فرودگاهی (GHA) اقدام کرده تا کالاها بر روی پرواز ایرلاین به مقصد حمل گردد.
- کالا را به عنوان نماینده فرستنده، به گمرک اظهار نموده و مجوز صادرات لازم را اخذ نماید.
- کالا را جهت کنترل فیزیکی، در صورت لزوم در اختیار مقامات گمرکی قرار دهد.
- نسبت به تهیه گزارش فروش و پرداخت هزینه های حمل به ایرلاین، بر طبق نرخ توافق شده اقدام نماید.
- نسبت به انعقاد قرارداد با ایرلاین جهت در اختیار داشتن وزن مشخصی برای ارسال کالا در هر پرواز و در یک مدت معین، به یک یا چند مقصد خاص اقدام نماید.
- نسبت به توافق با ایرلاین برای در اختیارداشتن ظرفیت مشخص (مثلا یک ULD) در هر پرواز اقدام نماید. پرداخت هزینه های بار می تواند بر طبق وزن مینیمم هر ULD در یک مدت زمان مشخص (مثلا 15 روز) صورت پذیرد.
برای مثال، می تواند حداقل وزن برای یک AKE در پرواز هنگ کنگ به دبی 700 کیلوگرم در نظر گرفته شود که این وزن در مدت زمان 15 روز 10،500 کیلو بارمی باشد. یعنی نماینده می بایست در مدت زمان 15 روز نسبت به ارسال مجموعا، 10،500 کیلو اقدام نماید که میتواند دریک روز 500 کیلو و در روز بعد 900 کیلو کالا را جهت حمل به ایرلاین ارائه نماید و مجموعا در 15 روز به عدد مورد نظر برسد.
در این روش، نماینده میتواند از تلفیق بارهای حجیم و وزین بهره برداری نماید.
نمایندگی های عضو یاتا
نماینده می تواند به عضویت سازمان یاتا درآید. با عضویت در یاتا، نمایندگان می توانند از تمامی خدمات یاتا از قبیل دریافت بارنامه خام (شماره بارنامه) و پرداخت هزینه حمل به ایرلاین استفاده نماید.
چنانچه نماینده عضو یاتا نباشد می بایست برای دریافت بارنامه خام، نسبت به تهیه ضمانت بانکی برای آن ایرلاین اقدام نماید. پس از دریافت ضمانت نامه بانکی، ایرلاین تعدادی شماره بارنامه خام به نماینده اختصاص می دهد. نمایندگان میبایست برای هر ایرلاین ضمانت نامه بانکی جداگانه ای تهیه کرده تا بتوانند بارنامه های آن ایرلاین را دریافت نمایند. همچنین گزارش فروش ماهانه ویا 15 روز یکبار باید توسط نماینده تهیه شده و همزمان با پرداخت هزینه حمل، به ایرلاین ارائه شود. ایرلاین نیز می بایست گزارش فروش ارائه شده را بررسی و تایید نماید.
یاتا میتواند جهت دریافت ضمانت نامه بانکی و تخصیص بارنامه خام به نمایندگان کمک نماید . یاتا همچنین می تواند از طریق سیستم CASS برای سهولت پرداخت هزینه حمل باراز طرف نماینده به ایرلاین کمک کند.
سیستم تسویه حساب بار Cargo Accounts Settlement System – CASS
با عضویت در یاتا، نمایندگان می توانند کد یاتایی دریافت نمایند و می بایست یک ضمانت نامه بانکی برای یاتا تهیه کنند. یاتا نمایندگان را برای دریافت بارنامه خام و نرخ به ایرلاین معرفی می نماید، بدین ترتیب دیگر لازم نیست نماینده برای دریافت بارنامه خام نسبت به تهیه ضمانت نامه جداگانه برای هر ایرلاین اقدام نماید چراکه یاتا ضمانت نماینده را در قبال ایرلاین ها به عهده می گیرد.
ایرلاین و نماینده در مورد نرخ حمل بار با یکدیگر توافق نموده و یا قراردادی امضاء می نمایند. یک کپی از این توافق و نرخ ها به یاتا ارسال می شود. بارنامه صادر شده برای هر کالا که حاوی مشخصات لازم برای صدور صورت حساب می باشد، از طریق روش های مختلف به یاتا ارسال می شود .(ماند پیام های هر پرواز از طریق سیستم سیتا). یاتا هر دو هفته یکبار یا به صورت ماهانه صورت حساب کرایه حمل بارهای حمل شده برای هر نماینده را تنظیم کرده و نسبت به دریافت کرایه حمل و پرداخت به ایرلاین اقدام می نماید.
این پروسه در اتاق تهاتر که به نام Cargo Accounts Settlement System-CASS معروف است انجام می گردد. این اتاق تهاتر مانند Clearing House می باشد که در بخش 1.5.2 و 1.5.3 توضیح داده شده است که برای تسویه حساب فی مابین ایرلاین هایی که با یکدیگر قرارداد همکاری دارند ( Interline Agreement) استفاده می شد.
به بیان دیگر، سیستم CASS برای ساده نمودن ارسال صورتحساب توسط ایرلاین و پرداخت آن توسط نماینده خط هوایی از طریق ارسال صورتحساب الکترونیکی طراحی شده است.
در پایان سال 2013 سیستم CASS در بیش از 83 مرکز صادرات کالا، 11 مرکز واردات کالا، 2 مرکز حمل کالای داخلی مورد استفاده واقع شده و به بیش از 500 خط هوایی، نماینده انحصاری خطوط و شرکت های خدمات فرودگاهی ارائه خدمات نموده است. مجموع گردش مالی آن به بیش از 31 میلیارد دلار بالغ بوده و 98/99 % تسویه به موقع داشته است.
این سیستم باعث می شود ایرلاین از صدور صورتحساب کاغذی اجتناب نموده و نماینده خط هوایی نیز احتیاجی به بررسی صورتحساب ایرلاین نخواهد داشت و یا بلعکس، نماینده نیازی به ارسال گزارش فروش نداشته و ایرلاین نیز نیازی به کنترل گزارش فروش ارسالی نخواهد داشت.
نمایندگان خطوط هوایی که عضو یاتا می باشند برای پیوستن به سیستم CASS نیازی به پرداخت حق عضویت نداشته و نمایندگان غیر عضو، برای پیوستن به آن می بایست حق عضویت پرداخت نمایند. کلیه ایرلاین های عضو یاتا می توانند از خدمات این سیستم استفاده نمایند.